Una política marco para todo el ecosistema MyCRW.

MY CRW S.A.S, con domicilio en Bogotá, Colombia, es la organización responsable de esta política. El canal para consultas, reclamos, eliminación y ejercicio de derechos es legal@mycrw.com; los asuntos de soporte general se atienden en support@mycrw.com y en el +57 318 169 1177. La versión y fecha publicadas permiten identificar las reglas vigentes al momento de cada tratamiento.

Esta política aplica a las actividades de MY CRW S.A.S como empresa, prestador de servicios, desarrollador de tecnología y operador de plataformas. Cuando un producto, aplicación, contrato o servicio tenga condiciones particulares, su aviso específico complementará este documento para explicar el tratamiento correspondiente con mayor detalle.

MyCRW actúa como responsable cuando decide por qué y cómo trata datos propios de su operación, personal, proveedores, mercadeo, productos o relaciones comerciales. Actúa como encargado cuando un cliente define las finalidades y MyCRW aloja, organiza, automatiza, soporta o procesa información por sus instrucciones. En ese caso el cliente continúa como responsable, debe contar con autorización o fundamento válido y atender a los titulares; MyCRW trata los datos dentro del contrato, las instrucciones documentadas y la ley.

Esta política comprende datos de prospectos, clientes y sus representantes; usuarios finales y administradores de plataformas; visitantes de canales digitales; participantes en producciones audiovisuales; candidatos, empleados, exempleados, aprendices y contratistas; proveedores, aliados y sus equipos; socios o representantes; y terceros cuyos datos sean incorporados por un cliente o por un usuario autorizado en infraestructura operada por MyCRW.

Según la relación y el servicio, podemos tratar datos de identificación y contacto; empresa, cargo y relación contractual; facturación y cumplimiento; selección, nómina, seguridad social y gestión humana; cuentas, roles y autenticación; contenido, archivos, mensajes y registros de negocio; soporte; imagen, voz y material audiovisual; dispositivo, IP, eventos, diagnósticos y registros de seguridad; identificadores de plataformas e integraciones; preferencias, autorizaciones y evidencias de auditoría. Solo se recogen los datos adecuados, pertinentes y necesarios para una finalidad informada.

La información puede provenir directamente del titular; de la empresa, cliente o empleador con quien se relaciona; de usuarios autorizados; de formularios, contratos, soporte, eventos o producciones; de dispositivos y registros técnicos; de APIs o integraciones autorizadas; de proveedores que acrediten facultad para comunicarla; o de fuentes públicas cuyo uso sea legal y compatible con la finalidad informada. MyCRW no presume que la disponibilidad pública autoriza cualquier uso.

Cuando actúa como responsable, MyCRW puede usar la información para responder solicitudes; evaluar, contratar, prestar, facturar y soportar servicios; gestionar clientes, proveedores y aliados; administrar selección y relaciones laborales o contractuales; realizar producciones y entregables audiovisuales autorizados; enviar comunicaciones solicitadas; proteger personas, activos y sistemas; prevenir fraude y abuso; atender auditorías, obligaciones, reclamaciones y autoridades; y mejorar procesos con información agregada o anonimizada. El contacto comercial y el newsletter conservan autorizaciones separadas.

Cuando MyCRW opera infraestructura, desarrollo, automatización, campañas, integraciones, soporte o SaaS para un cliente, procesa la información únicamente para prestar y proteger el servicio conforme a instrucciones documentadas. No utiliza esos datos para venderlos, enriquecer bases propias, hacer mercadeo independiente, crear perfiles ajenos al servicio ni entrenar modelos generales para fines propios sin una autorización válida y un aviso específico. Los accesos se limitan al personal y proveedores que los necesitan.

Una persona puede entregar datos a un cliente de MyCRW mediante un formulario, portal, campaña, bot, API, archivo, evento o flujo alojado en nuestra infraestructura. En ese escenario el cliente debe informar su identidad, finalidades y canales de derechos. MyCRW apoyará la consulta, corrección, exportación, restricción o eliminación según el contrato y remitirá la solicitud al cliente cuando no esté autorizado para decidirla. La presencia de la marca MyCRW como proveedor técnico no cambia por sí sola quién es el responsable.

Los datos laborales y de talento se tratan para selección, vinculación, ejecución y terminación de la relación; pagos, beneficios, seguridad social, formación, desempeño, bienestar, seguridad y salud en el trabajo; control de accesos, continuidad, cumplimiento y defensa de derechos. Las referencias, verificaciones o datos de beneficiarios se limitan a lo permitido. Los expedientes se separan de las finalidades comerciales y conservan acceso restringido.

MyCRW evita solicitar datos sensibles. Solo los tratará cuando sean indispensables, exista una habilitación legal o autorización explícita cuando corresponda, se explique su carácter facultativo y se apliquen controles reforzados. Los datos de niñas, niños y adolescentes solo se tratarán cuando sea legal, respete su interés superior y derechos prevalentes y cuente con la intervención del representante cuando corresponda. Ningún formulario general debe usarse para enviar contraseñas, datos financieros completos, historias clínicas o documentos innecesarios.

Una plataforma desarrollada por MyCRW puede tratar, según sus funciones activas, datos de cuenta, organización, roles, contenido aportado, operaciones del negocio, preferencias, soporte, actividad, dispositivo y seguridad. El aviso específico de cada producto informará los datos, permisos, destinatarios, conservación, eliminación y controles que correspondan a su funcionamiento. MyCONTAINER, MyWEB, MyCLUB, MyPAXX y cualquier producto futuro que enlace esta política se rigen por ella y por su aviso específico.

Si una aplicación registrada en Meta habilita Facebook Login, Messenger, páginas, Instagram, WhatsApp Business Platform, Marketing API, Meta SDK u otra función, MyCRW tratará únicamente los datos y permisos habilitados, aprobados y necesarios para la función informada. El aviso de la aplicación explicará los datos, la finalidad, la conservación y las opciones de eliminación correspondientes. No se venderán datos obtenidos de Meta ni se usarán para vigilancia, discriminación o una finalidad incompatible. La persona podrá retirar permisos en Meta y solicitar la eliminación en /legal/solicitudes-de-datos/; Meta también trata información bajo sus propias condiciones.

Apple, Google, Meta, WhatsApp, proveedores de nube, comunicaciones, correo, pagos, analítica, soporte o inteligencia artificial solo reciben datos cuando su integración está habilitada y documentada. Cada tercero puede actuar como encargado, subencargado o responsable independiente según el caso. La política propia del tercero también aplica a su entorno. La mención de una categoría o proveedor posible no significa que todas sus tecnologías estén activas en todos los productos.

MyCRW obtiene autorización previa, informada y verificable cuando es exigible, conserva evidencia y permite decisiones separadas por finalidad. También puede tratar información cuando una obligación legal, contractual u otra excepción aplicable lo permita, sin ampliar por ello el uso. La autorización para responder una solicitud no inscribe al newsletter; el consentimiento de una campaña no autoriza otra; y retirar una autorización no afecta tratamientos previos válidos ni obligaciones que deban conservarse.

MyCRW puede utilizar reglas, bots o asistencia automatizada para clasificar, enrutar, proteger o responder solicitudes. Cuando una automatización pueda producir efectos jurídicos o significativamente similares, se informará su lógica relevante, se aplicarán salvaguardas y se ofrecerá intervención humana cuando corresponda. Los datos de clientes no se incorporarán a herramientas de inteligencia artificial para fines propios incompatibles; cada uso deberá pasar por minimización, evaluación de proveedor y autorización contractual.

Pueden acceder a datos el personal y contratistas autorizados de MyCRW; el cliente responsable; proveedores de infraestructura, seguridad, almacenamiento, gestión de relaciones, soporte o comunicación; asesores sujetos a confidencialidad; y autoridades cuando exista deber u orden válida. Los proveedores solo reciben la información necesaria para su función y quedan sujetos a las obligaciones contractuales y legales aplicables. MyCRW no vende datos personales.

La ubicación de la nube o de un proveedor puede implicar tratamiento dentro o fuera de Colombia. Si el receptor decide sobre los datos existe una transferencia; si procesa por cuenta del responsable existe una transmisión. MyCRW aplicará las autorizaciones, excepciones, contratos de transmisión, instrucciones, medidas de seguridad y demás mecanismos exigidos por la normativa colombiana, y exigirá a sus subencargados obligaciones equivalentes para el alcance contratado.

MyCRW aplica medidas proporcionales al riesgo, como control de acceso y privilegio mínimo, separación de entornos, autenticación, registros, cifrado en tránsito cuando está disponible, copias de seguridad, actualización, gestión de vulnerabilidades, acuerdos de confidencialidad y procedimientos de continuidad. Los controles se revisan según el producto y la información. Ningún sistema es infalible y esta política no promete seguridad absoluta.

Ante una pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación, MyCRW buscará contener, investigar, documentar, recuperar y reducir el riesgo. Cuando actúe como encargado, informará al cliente responsable conforme al contrato para que este pueda cumplir sus deberes. MyCRW realizará las comunicaciones a titulares o autoridades que le correspondan por ley. Un posible incidente relacionado con datos puede reportarse a legal@mycrw.com sin incluir datos sensibles adicionales.

Los datos se conservan solo durante la finalidad informada y el periodo necesario para el contrato, soporte, seguridad, auditoría, obligaciones laborales, contables, fiscales o legales y defensa de reclamaciones. Los datos de clientes siguen el contrato, sus instrucciones y ciclos de respaldo; al terminar se devuelven, eliminan, bloquean o anonimizan según corresponda. MyCRW mantiene evidencia mínima de autorizaciones y bajas para respetar decisiones futuras. Cada producto o tratamiento especial debe definir sus periodos concretos antes de activarse.

El titular puede conocer, acceder y obtener prueba de la autorización; solicitar actualización, corrección y explicación del uso; revocar la autorización o pedir supresión cuando proceda; oponerse o limitar un tratamiento cuando la norma lo permita; y presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable o encargado. El acceso a sus datos es gratuito en los términos legales.

La solicitud se envía a legal@mycrw.com indicando nombre, relación o producto, correo utilizado, petición y datos mínimos para ubicar el registro. MyCRW verificará identidad o representación de forma proporcional. Las consultas se atienden hasta en diez días hábiles, prorrogables por cinco; los reclamos, hasta en quince días hábiles, prorrogables por ocho, informando la demora. Si MyCRW actúa como encargado, coordinará con el cliente responsable sin impedir el ejercicio del derecho. El procedimiento detallado está en /legal/solicitudes-de-datos/.

MyCRW mantiene inventarios, contratos, autorizaciones y medidas acordes con sus tratamientos. Los cambios sustanciales de finalidad, categorías, rol, proveedor o tecnología se evaluarán antes de su uso y se reflejarán en esta política o en el aviso específico. La nueva versión indicará su fecha y se comunicará por un medio razonable cuando el cambio requiera nueva autorización o afecte de forma material a los titulares. Esta política se interpreta bajo la normativa colombiana aplicable.